W celu dokonania jakiejkolwiek czynności notarialnej, w tym sporządzenia projektu aktu notarialnego, konieczne jest dostarczenie do Kancelarii Notarialnej przed umówionym terminem dokumentów niezbędnych do przygotowania danej umowy. Dokumenty można dostarczyć:
Na termin umowy należy przedłożyć wszystkie wymagane dokumenty w oryginałach.
Do każdej czynności wymagane są następujące dane stron:
Osoba fizyczna (dane z dowodu osobistego lub paszportu)
W przypadku działania strony przez pełnomocnika należy przedłożyć oryginał pełnomocnictwa, tj. wypis aktu notarialnego, który notariusz ma obowiązek dołączyć przesyłając wypis umowy do właściwego Sądu wieczystoksięgowego.
Osoba prawna:
1. pełna nazwa,
2. forma prawna,
3. siedziba,
4. NIP,
5. REGON,
6. aktualny odpis z rejestru KRS,
7. członkowie organów wymienionych podmiotów oraz ich pełnomocnicy podają dane jak osoby fizyczne,
8. oryginał pełnomocnictwa do osoby / osób reprezentujących.
1. Darowizna
A. Darowizna lokalu z księgą wieczystą
dowody tożsamości stron umowy,
odpis zwykły księgi wieczystej,
podstawa nabycia,
wartość rynkowa lokalu,
jeżeli podstawą nabycia darowanej nieruchomości jest dziedziczenie, zasiedzenie, jak również dokonane po 1 stycznia 2007 roku: darowizna lub nieodpłatne zniesienie współwłasności – zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego dotyczące podatku od tych zdarzeń (że został opłacony / nie był należny / uległ przedawnieniu),
B. Darowizna spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu
dowody tożsamości stron umowy,
odpis zwykły księgi wieczystej (jeżeli księga dla prawa została założona),
podstawa nabycia prawa (np. przydział do lokalu, umowa ze spółdzielnią lub akt notarialny),
zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu,
wartość spółdzielczego prawa do lokalu,
jeżeli podstawą nabycia darowanego prawa jest dziedziczenie, jak również dokonane po 1 stycznia 2007 roku: darowizna lub nieodpłatne zniesienie współwłasności – zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego dotyczące podatku od tych zdarzeń (że został opłacony / nie był należny / uległ przedawnieniu),
C. Darowizna działki
dowody tożsamości stron umowy,
odpis zwykły księgi wieczystej,
podstawa nabycia,
wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu w planach nieruchomości będącej przedmiotem umowy lub zaświadczenie o braku planu lub decyzja o warunkach zabudowy,
wypis z rejestru gruntów, a w przypadku, gdy dla nieruchomości będzie zakładana nowa księga wieczysta, wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej,
gdy działka gruntu powstała w wyniku podziału innej działki gruntu, a podział nie został jeszcze ujawniony w księdze wieczystej – wykaz zmian gruntowych, wypis z rejestru gruntów dla działek powstałych w wyniku podziału,
gdy nieruchomość będzie dzielona: ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości,
jeżeli podstawą nabycia darowanej nieruchomości jest dziedziczenie, zasiedzenie, jak również dokonane po 1 stycznia 2007 roku: darowizna lub nieodpłatne zniesienie współwłasności – zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego dotyczące podatku od tych zdarzeń (że został opłacony / nie był należny / uległ przedawnieniu),
2. Sprzedaż
A. Sprzedaż lokalu z księgą wieczystą
dowody tożsamości stron umowy,
odpis zwykły księgi wieczystej,
podstawa nabycia,
wartość rynkowa lokalu,
terminy i warunki zapłaty ceny,
warunki i data wydania lokalu,
numer rachunku bankowego, na który ma nastąpić zapłata ceny,
jeżeli podstawą nabycia sprzedawanej nieruchomości jest dziedziczenie, jak również dokonane po 1 stycznia 2007 roku: darowizna lub nieodpłatne zniesienie współwłasności – zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego dotyczące podatku od tych zdarzeń (że został opłacony, że nie był należny, że uległ przedawnieniu),
jeżeli nabycie następuje choćby w części za środki pochodzące z kredytu bankowego:
umowa kredytu,
zaświadczenie banku o udzieleniu kredytu i sposobie jego zabezpieczenia (jeżeli w akcie ma zostać ustanowiona hipoteka na zabezpieczenie spłaty kredytu),
zaświadczenie z Wydziału Ewidencji Ludności właściwej gminy, że nikt w lokalu nie jest zameldowany,
B. Sprzedaż spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu
dowody tożsamości stron umowy,
odpis zwykły księgi wieczystej, jeżeli księga dla prawa została założona,
podstawa nabycia prawa przez stronę sprzedającą (np. przydział do lokalu, umowa ze spółdzielnią lub akt notarialny),
zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym Sprzedającym prawie do lokalu wraz z informacją, że nie ma zadłużeń z tytułu opłat eksploatacyjnych na przedmiotowym prawie,
wartość rynkowa spółdzielczego prawa do lokalu,
terminy i warunki zapłaty ceny,
warunki i termin wydania lokalu,
numer konta bankowego, na który ma zostać zapłacona za lokal
jeżeli podstawą nabycia sprzedawanej nieruchomości jest dziedziczenie, jak również dokonane po 1 stycznia 2007 roku: darowizna lub nieodpłatne zniesienie współwłasności – zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego dotyczące podatku od tych zdarzeń (że został opłacony / nie był należny / uległ przedawnieniu),
jeżeli nabycie następuje choćby w części za środki pochodzące z kredytu bankowego: umowa kredytu,
zaświadczenie banku o udzieleniu kredytu i sposobie jego zabezpieczenia (jeżeli w akcie ma zostać ustanowiona hipoteka na zabezpieczenie spłaty kredytu),
zaświadczenie z Wydziału Ewidencji Ludności właściwej gminy, że nikt w lokalu nie jest zameldowany,
C. Sprzedaż działki
dowody tożsamości stron umowy,
odpis zwykły księgi wieczystej,
podstawa nabycia,
wartość rynkowa nieruchomości,
terminy i warunki zapłaty ceny,
warunki i termin wydania nieruchomości,
numer rachunku bankowego, na który ma nastąpić zapłata ceny
wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu w planach nieruchomości będącej przedmiotem umowy lub zaświadczenie o braku planu lub decyzja o warunkach zabudowy,
wypis z rejestru gruntów, a w przypadku, gdy dla nieruchomości będzie zakładana nowa księga wieczysta, wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej
gdy działka gruntu powstała w wyniku podziału innej działki gruntu, a podział nie został jeszcze ujawniony w księdze wieczystej – wyciąg z wykazu zmian gruntowych, wypis z rejestru gruntów dla działek powstałych w wyniku podziału,
gdy nieruchomość będzie dzielona: ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości,
jeżeli podstawą nabycia sprzedawanej nieruchomości jest dziedziczenie, jak również dokonane po 1 stycznia 2007 roku: darowizna lub nieodpłatne zniesienie współwłasności – zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego dotyczące podatku od tych zdarzeń (że został opłacony / nie był należny / uległ przedawnieniu),
jeżeli nabycie następuje choćby w części za środki pochodzące z kredytu bankowego: umowa kredytu,
zaświadczenie banku o udzieleniu kredytu i sposobie jego zabezpieczenia (jeżeli w akcie ma zostać ustanowiona hipoteka na zabezpieczenie spłaty kredytu),
3. Przyjęcie / Odrzucenie Spadku
dowód tożsamości osoby przyjmującej / odrzucającej spadek,
odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
dane pozostałych spadkobierców (małżonka, dzieci, wnuków, rodzeństwa etc. spadkobiercy),
protokoły przyjęcia / odrzucenia spadku przez pozostałych spadkobierców, jeżeli były sporządzane (wypisy aktów notarialnych).
4. Akt Poświadczenia Dziedziczenia
dowód tożsamości wszystkich spadkobierców,
odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
testament spadkodawcy, jeżeli został sporządzony (wypis aktu notarialnego testamentu),
odpisy skrócone aktów stanu cywilnego spadkobierców – odpisy skrócone:
- aktu małżeństwa spadkodawcy,
- aktów urodzenia wszystkich dzieci (mężczyzn lub niezamężnych kobiet),
- aktów małżeństwa (kobiet zamężnych),
numer PESEL zmarłego (umieszczony na akcie zgonu lub zaświadczenie dotyczące numeru PESEL zmarłego wydane przez właściwy Urząd Miejski, Wydział Spraw Obywatelskich).
5. Umowy Majątkowe Małżeńskie lub Przedmałżeńskie - Intercyzy
A. ustanowienie rozdzielności majątkowej małżeńskiej
dowody osobiste stron umowy,
odpis skrócony aktu małżeństwa.
B. rozszerzenie wspólności majątkowej małżeńskiej
dowody osobiste stron umowy,
odpis skrócony aktu małżeństwa.
C. przedmałżeńskie umowy majątkowe
dowody osobiste stron umowy,
data planowanego zawarcia związku małżeńskiego wynikająca z dokumentu wydanego przez Urząd Stanu Cywilnego.
6. Pełnomocnictwo
Notariusz sporządza pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego lub w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym
dowód tożsamości osoby udzielającej pełnomocnictwa (Mocodawcy),
dane osobowe pełnomocnika – imię, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zamieszkania,
w przypadku, gdy przedmiotem pełnomocnictwa ma być zbycie bądź nabycie nieruchomości również informacje dotyczące tej nieruchomości – opis tej nieruchomości (numer księgi wieczystej, miejsce położenia nieruchomości, jej powierzchnia).
7. Poświadczenia dokumentów (sporządzenie odpisu bądź wyciągu dokumentu)
dowód tożsamości osoby, która dany dokument u notariusza przedkłada,
oryginał dokumentu, który ma zostać poświadczony.
8. Poświadczenie podpisu na dokumencie
dowód tożsamości osoby, która będzie składała przed notariuszem podpis na dokumencie,
oryginał dokumentu, który ma zostać poświadczony.
UWAGA! Podpis na dokumencie należy złożyć w obecności notariusza!
9. Poddanie się egzekucji
dokument, z którego wynika konieczność poddania się egzekucji (najczęściej umowa),
dowód osobisty osoby poddającej się egzekucji,
jeżeli składającym oświadczenie o poddaniu się egzekucji jest osoba prawna lub inny podmiot – dane rejestrowe,
dane wierzyciela (podmiotu, uprawnionego do dochodzenia swych roszczeń w tym trybie, w przypadku niewywiązania się dłużnika z jego zobowiązań wobec wierzyciela): imiona, nazwisko,
imiona rodziców, PESEL, adres zamieszkania, numer dowodu tożsamości, a jeżeli poddanie się egzekucji ustanowione jest na rzecz osoby prawnej (innego podmiotu) – dane rejestrowe,
jeżeli osoba poddająca się egzekucji postaje w związku małżeńskim, w którym obowiązuje ustrój rozdzielności majątkowej – wypis z aktu notarialnego wprowadzającego ten ustrój.
Potrzebne dokumenty:
dowód osobisty / dane podmiotu ustanawiającego służebność,
wskazanie uprawnionego z tytułu ustanowionej służebności (imiona, nazwisko, PESEL),
numer księgi wieczystej nieruchomości, która ma być obciążona,
jeżeli zakres wykonywania służebności ograniczony jest do części nieruchomości – szkic z zaznaczeniem zakresu jej wykonywania,
podstawa nabycia nieruchomości,
jeżeli podstawą nabycia sprzedawanej nieruchomości jest dziedziczenie, zasiedzenie, jak również dokonane po 1 stycznia 2007 roku: darowizna lub nieodpłatne zniesienie współwłasności – zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego dotyczące podatku od tych zdarzeń (że został opłacony / nie był należny / uległ przedawnieniu).
10. Służebności
A. osobista
Potrzebne dokumenty:
dowód osobisty / dane podmiotu ustanawiającego służebność,
wskazanie uprawnionego z tytułu ustanowionej służebności (imiona, nazwisko, PESEL),
numer księgi wieczystej nieruchomości, która ma być obciążona,
jeżeli zakres wykonywania służebności ograniczony jest do części nieruchomości – szkic z zaznaczeniem zakresu jej wykonywania,
podstawa nabycia nieruchomości,
jeżeli podstawą nabycia sprzedawanej nieruchomości jest dziedziczenie, zasiedzenie, jak również dokonane po 1 stycznia 2007 roku: darowizna lub nieodpłatne zniesienie współwłasności – zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego dotyczące podatku od tych zdarzeń (że został opłacony / nie był należny / uległ przedawnieniu).
B. gruntowa
Potrzebne dokumenty i dane:
dowód osobisty / dane podmiotu ustanawiającego służebność,
wskazanie numeru księgi wieczystej nieruchomości, na rzecz której zostanie ustanowiona służebność gruntowa,
numer księgi wieczystej nieruchomości, która ma być obciążona, jeżeli zakres wykonywania służebności ograniczony jest do części nieruchomości – szkic z zaznaczeniem zakresu jej wykonywania,
podstawa nabycia nieruchomości,
jeżeli podstawą nabycia obciążanej nieruchomości jest dziedziczenie, zasiedzenie, jak również dokonane po 1 stycznia 2007 roku: darowizna lub nieodpłatne zniesienie współwłasności – zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego dotyczące podatku od tych zdarzeń (że został opłacony / nie był należny / uległ przedawnieniu)Podstawa nabycia nieruchomości
C. przesyłu
Potrzebne dokumenty i dane:
dowód osobisty / dane podmiotu ustanawiającego służebność,
wskazanie uprawnionego z tytułu ustanowionej służebności – dane rejestrowe firmy,
numer księgi wieczystej nieruchomości, która ma być obciążona, jak również tytuł prawny do nieruchomości,
jeżeli zakres wykonywania służebności ograniczony jest do części nieruchomości – szkic z zaznaczeniem zakresu jej wykonywania, podstawa nabycia nieruchomości,
jeżeli podstawą nabycia obciążanej nieruchomości jest dziedziczenie, zasiedzenie, jak również dokonane po 1 stycznia 2007 roku: darowizna lub nieodpłatne zniesienie współwłasności – zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego dotyczące podatku od tych zdarzeń (że został opłacony / nie był należny / uległ przedawnieniu).
11. ustanowienie hipoteki
Potrzebne dokumenty i dane:
dowód osobisty osoby ustanawiającej hipotekę,
numer księgi wieczystej,
dokument, z którego wynika konieczność ustanowienia hipoteki,
dane wierzyciela (podmiotu na rzecz którego ustanawiana jest hipoteka): imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zamieszkania, numer dowodu tożsamości, a jeżeli hipoteka ustanawiana jest na rzecz osoby prawnej lub innego podmiotu – dane rejestrowe,
określenie wysokości hipoteki,
określenie, czy hipoteka ma obciążać całą nieruchomość, czy udział (do ustanowienia hipoteki wymagane jest oświadczenie właściciela / współwłaścicieli, których udziały mają zostać obciążone), jeżeli przedmiotem ustanowienia hipoteki są nieruchomości lub spółdzielcze prawo własnościowe – wymagane są dokumenty, jak w przypadku sprzedaży NIERUCHOMOŚCI GRUNTOWEJ / LOKALU / SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU – w zależności od rodzaju prawa (patrz pkt. 1 “Umowy dotyczące nieruc homości i lokali współdzielczych“),
podstawa nabycia nieruchomości,
jeżeli podstawą nabycia obciążanej nieruchomości jest dziedziczenie, zasiedzenie, jak również dokonane po 1 stycznia 2007 roku: darowizna lub nieodpłatne zniesienie współwłasności – zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego dotyczące podatku od tych zdarzeń (że został opłacony / nie był należny / uległ przedawnieniu).